Politique en matière de confidentialité
Millennium souhaite vous offrir une vaste gamme de services d'assurance et de services financiers. Pour ce faire, Millennium doit obtenir de l'information commerciale et personnelle, dont les détails peuvent varier selon les services d'assurance et de services financiers recherchés.
Lorsque vous achetez des services d'assurance ou des services financiers, vous convenez que l'on recueille, utilise et divulgue certaines informations commerciales/personnelles. Comme individu, vous avez le droit de demander comment votre courtier recueille, utilise et divulgue l'information personnelle. Vous êtes en droit de vous attendre à ce que votre information personnelle demeure la plus fidèle, confidentielle et privilégiée possible.
Millennium est fière de sa réputation en ce qui a trait au maintien de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels. Nous fournissons ce bulletin d'information pour expliquer comment nous protégeons le caractère confidentiel des renseignements personnels de chacun de nos clients.
Le besoin de confidentialité
En notre qualité de courtiers professionnels, nous nous engageons à préserver le caractère confidentiel des renseignements personnels de nos clients. Nous ne divulguerons pas cette information sans avoir obtenu au préalable l'autorisation expresse de nos clients, à moins de n'y être tenu par la loi ou dans le cadre de négociations avec des souscripteurs ou assureurs au nom du client.
Exception faite de ce qui suit, nous consignons toute instance de divulgation d'information personnelle en notant la nature de la divulgation, la date et l'identité de la personne à qui l'information est divulguée. Nous ne tenons pas de dossiers individuels de divulgation pour les activités régulières ou normales, notamment le transfert d'information aux assureurs, souscripteurs et experts en sinistres.
La déclaration de protection des renseignements personnels des courtiers, " Le client d'abord ", repose sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation (CSA) et sur la Loi fédérale de la protection des renseignements personnels et des documents électroniques. Vous pouvez obtenir un exemplaire de la Déclaration de protection des renseignements personnels de notre maison de courtage sur demande ou en la consultant ci-dessous.
Le besoin de confiance
La confiance se mérite. Mieux vous nous connaissez, plus vous ferez confiance à Millennium. Il en est de même pour nous : en vous connaissant mieux, nous pourrons mieux vous servir.
Millennium recueille et utilise l'information à votre sujet uniquement à ces fins:
- pour comprendre vos besoins;
- pour analyser la pertinence de nos produits ou services d'assurance et produits financiers pour vous;
- pour déterminer votre admissibilité à nos produits et services;
- pour créer, gérer et offrir des produits et services répondant à vos besoins;
- pour vous fournir un service soutenu;
- pour respecter nos obligations juridiques et réglementaires;
- pour faciliter le processus de souscription et les demandes d'indemnisation.
Comme nous voulons conserver votre confiance, nous ne demanderons que l'information nécessaire. Lorsque nous la demanderons, nous expliquerons pourquoi nous le faisons.
Sous réserve d'obligations juridiques et contractuelles, vous pouvez refuser de nous autoriser à recueillir, utiliser ou divulguer de l'information à votre sujet, ou vous pouvez annuler votre consentement à cet égard en tout temps en nous fournissant un avis écrit raisonnable.
Si vous refusez ou annulez votre consentement en ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements à votre sujet, il est possible que nous soyons incapables ou ne puissions plus continuer de fournir certains produits, services ou renseignements que vous estimez utiles.
Avec votre consentement et dans la limite de la loi, un courtier peut échanger vos renseignements personnels (autres que l'information sur votre état de santé) avec d'autres courtiers de sa maison de courtage, pour qu'ils puissent vous renseigner personnellement sur leurs produits et services.
Le besoin d'exactitude
Bien que Millennium tente de veiller à ce que l'information que nous détenons à votre sujet soit fidèle, complète et à jour, il vous appartient d'informer votre courtier promptement de tout changement de nom, d'adresse ou autre.
Si vous pensez que nous détenons des renseignements personnels factuels inexacts, il vous sera facile d'accéder à cette information, de la vérifier et de la mettre à jour. Si ces renseignements ont été fournis à des tiers, nous communiquerons les corrections nécessaires, le cas échéant.
Si nous refusons de modifier vos renseignements personnels, vous pouvez contester notre décision. Nous consignerons cette contestation et, si nécessaire, divulguerons cette contestation à des tiers qui détiennent ces renseignements.
Le besoin d'accès
Pour consulter les renseignements personnels que détient Millennium à votre sujet, il suffit d'en informer votre courtier. Les renseignements personnels de base peuvent être vérifiés immédiatement, sans frais. Si vous souhaitez examiner des renseignements plus détaillés, nous vous demanderons de fournir des détails sur la nature des renseignements à vérifier.
Nous consulterons nos dossiers et vous fournirons l'information dans les 30 jours suivant votre demande. Des frais pourraient être exigés pour fournir ces renseignements. Si tel était le cas, nous vous informerons à l'avance et vous pourrez, si vous le souhaitez, annuler votre demande. Vous pouvez également contester le caractère raisonnable de ces frais.
Il se peut que nous ne puissions vous fournir l'information qui échappe à notre contrôle. Cela peut se produire si vos droits d'accès sont limités conformément aux dispositions de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Par exemple, nous ne vous fournirons pas de renseignements personnels sous notre contrôle :
- s'ils révèlent des renseignements personnels sur une autre personne et si vos propres renseignements personnels ne peuvent être dégagés;
- si les renseignements sont assujettis au secret professionnel de l'avocat ou au privilège de litige;
- s'ils renferment des renseignements commerciaux confidentiels ou secrets du courtier, ou s'ils ne peuvent être divulgués pour des motifs juridiques;
- s'ils sont utilisés pour la détection et la prévention d'activités criminelles et d'activités découlant de produits de la criminalité.
Si nous vous refusons l'accès à vos renseignements personnels, nous motiverons notre refus à moins d'en être empêché par la loi. Vous pouvez contester cette décision.
Lorsque vous avez obtenu les renseignements, il suffit d'en vérifier l'exactitude et de nous informer si des corrections sont nécessaires. Nous corrigerons nos dossiers ou noterons les différences. Si les renseignements ont été communiqués à des tiers, nous communiquerons les modifications ou différences, le cas échéant.
Le besoin de sécurité
Comme condition d'emploi, tout employé de notre maison de courtage s'engage à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des clients. Cette obligation est maintenue même lorsqu'un employé quitte son emploi.
Les fournisseurs de services de notre maison de courtage, notamment les fournisseurs de logiciels informatiques, doivent signer des contrats les obligeant à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels que nous leur fournissons pour qu
Nos systèmes informatiques et procédures de traitement de données sont assujettis à des contrôles que nous examinons régulièrement pour assurer la conformité à nos politiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Notre maison de courtage détruit ou efface les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin. Lorsque les renseignements sont détruits ou effacés, nous veillons à en protéger l'accès.
Somme toute, notre personnel est engagé et nos systèmes sont conçus de manière à protéger vos renseignements personnels et votre confidentialité.
Questions ou préoccupations
Si vous avez des questions ou des préoccupations sur les renseignements personnels que d/tient notre maison de courtage ou sur la conformité des courtiers au Code de protection des renseignements personnels des courtiers, vous pouvez communiquer avec l'agent de la protection des renseignements personnels au (613) 226-6677 ou 1-800-794-6683. Si l'agent ne peut répondre à vos question, vous pouvez vous adresser au :
Commissaire fédéral de la protection des renseignements personnels
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Tél.: 1-613-995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376